Polityka Prywatności IMPULS CENTRUM Sp. z o.o.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez IMPULS CENTRUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Poznaniu, a także zasady wykorzystywania plików cookies oraz innych podobnych technologii w związku z korzystaniem z serwisu internetowego IMPULS CENTRUM.

2. Polityka Prywatności ma zastosowanie w szczególności do osób:

a) odwiedzających stronę internetową IMPULS CENTRUM,

b) kontaktujących się ze Spółką telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem formularzy internetowych,

c) przesyłających swoje CV lub inne dokumenty związane z poszukiwaniem zatrudnienia,

d) wypełniających Profil Zawodowy Kandydata IMPULS CENTRUM,

e) wyrażających zgodę na umieszczenie swoich danych w bazie kandydatów,

f) uczestniczących w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez IMPULS CENTRUM,

g) korzystających z usług lub pozostających w kontakcie ze Spółką jako potencjalni lub obecni klienci, pracodawcy, kontrahenci albo osoby reprezentujące te podmioty.

3. IMPULS CENTRUM przykłada szczególną wagę do ochrony prywatności osób, których dane przetwarza, oraz stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.

4. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i działalności prowadzonej przez Spółkę.

5. Polityka Prywatności ma charakter informacyjny. Szczegółowe informacje dotyczące konkretnego procesu przetwarzania danych mogą być przekazywane osobom, których dane dotyczą, również w formie odrębnych klauzul informacyjnych, formularzy lub komunikatów.

§ 2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) jest:

IMPULS CENTRUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

ul. Karola Libelta 14A / 3/Lu, 61-706 Poznań, Polska

KRS: 0001233274 · NIP: 7831950908 · REGON: 544402384

dalej jako „IMPULS CENTRUM”, „Spółka” lub „Administrator”.

2. Kontakt z Administratorem jest możliwy:

• drogą elektroniczną: kontakt@impulscentrum.com,

• telefonicznie: 514 718 850 lub 698 556 151,

• pisemnie na adres siedziby Spółki wskazany powyżej.

3. Administrator odpowiada za zgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych oraz za zapewnienie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych służących ich ochronie.

4. Administrator podejmuje działania mające na celu zapewnienie, aby dane osobowe były:

a) przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dotyczą;

b) zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach;

c) adekwatne, stosowne i ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji tych celów;

d) prawidłowe i w razie potrzeby aktualizowane;

e) przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celu ich przetwarzania;

f) odpowiednio zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.

5. W zależności od charakteru konkretnej relacji lub procesu rekrutacyjnego IMPULS CENTRUM może występować jako administrator danych osobowych albo — w przypadkach określonych w obowiązujących przepisach i zawartych umowach — jako podmiot przetwarzający dane w imieniu innego administratora.

6. W przypadku przetwarzania danych w charakterze podmiotu przetwarzającego zakres i sposób przetwarzania danych określa odpowiednia umowa lub inne prawnie wiążące ustalenia z administratorem danych.

§ 3. Zakres i źródła pozyskiwania danych osobowych

1. IMPULS CENTRUM może pozyskiwać dane osobowe bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, w szczególności poprzez:

a) formularze dostępne na stronie internetowej Spółki;

b) Profil Zawodowy Kandydata IMPULS CENTRUM;

c) przesłane CV, listy motywacyjne, formularze rekrutacyjne oraz inne dokumenty aplikacyjne;

d) kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości SMS lub komunikatorów internetowych;

e) bezpośredni kontakt z pracownikami lub współpracownikami IMPULS CENTRUM;

f) zgłoszenie kandydatury w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę lub inną publikowaną ofertę;

g) kontakt za pośrednictwem portali rekrutacyjnych, zawodowych oraz serwisów społecznościowych;

h) udział w rozmowie rekrutacyjnej, spotkaniu, wydarzeniu rekrutacyjnym lub innym procesie związanym z poszukiwaniem pracy albo współpracy.

2. Dane osobowe mogą być również pozyskiwane z innych zgodnych z prawem źródeł, w szczególności:

a) od pracodawców i klientów współpracujących z IMPULS CENTRUM;

b) od podmiotów współpracujących ze Spółką przy realizacji procesów rekrutacyjnych;

c) z portali rekrutacyjnych oraz zawodowych, jeżeli kandydat udostępnił tam swoje dane w celu poszukiwania pracy lub nawiązania kontaktów zawodowych;

d) z publicznie dostępnych źródeł, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy;

e) od innej osoby polecającej kandydata — przy czym IMPULS CENTRUM podejmie odpowiednie działania w celu poinformowania osoby, której dane dotyczą, o ich pozyskaniu i zasadach przetwarzania.

3. W zależności od celu oraz charakteru prowadzonego procesu IMPULS CENTRUM może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

a) dane identyfikacyjne, w tym imię, nazwisko, data urodzenia i obywatelstwo;

b) dane kontaktowe, w szczególności numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz miejscowość lub kraj pobytu;

c) dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji, doświadczenia zawodowego, przebiegu zatrudnienia, kursów, szkoleń, certyfikatów i uprawnień;

d) informacje dotyczące znajomości języków;

e) informacje dotyczące preferencji zawodowych, oczekiwanego rodzaju pracy, branż, stanowisk, lokalizacji oraz oczekiwań finansowych;

f) informacje dotyczące dyspozycyjności, gotowości do pracy zmianowej, delegacji, relokacji lub podjęcia pracy za granicą;

g) informacje o posiadaniu prawa jazdy, własnego środka transportu oraz uprawnień zawodowych;

h) informacje dotyczące szczególnych umiejętności i talentów zawodowych, artystycznych, technicznych, sportowych lub innych, jeżeli zostały dobrowolnie podane przez kandydata;

i) informacje zawarte w CV, dokumentach aplikacyjnych oraz Profilu Zawodowym Kandydata;

j) informacje przekazane podczas rozmów rekrutacyjnych i kontaktu z IMPULS CENTRUM;

k) inne dane dobrowolnie przekazane przez osobę, której dane dotyczą, jeżeli są związane z prowadzonym procesem rekrutacyjnym lub inną usługą świadczoną przez Spółkę.

4. W przypadku kandydatów niebędących obywatelami Polski zakres danych może dodatkowo obejmować informacje niezbędne do ustalenia możliwości legalnego pobytu i wykonywania pracy w Polsce lub innym państwie, w szczególności informacje dotyczące: obywatelstwa, dokumentu podróży, wizy, dokumentu pobytowego, zezwolenia na pobyt lub pracę oraz innych dokumentów lub uprawnień wymaganych przepisami prawa. Zakres takich danych będzie ograniczony do informacji niezbędnych dla danego procesu.

5. IMPULS CENTRUM nie wymaga od kandydatów podawania danych, które nie są niezbędne do prowadzenia danego procesu rekrutacyjnego lub świadczenia określonej usługi. Jeżeli osoba dobrowolnie przekaże dane wykraczające poza wymagany zakres, ich przetwarzanie będzie odbywało się wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna.

6. IMPULS CENTRUM co do zasady nie wymaga przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, w szczególności informacji dotyczących zdrowia, pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności związkowej, danych genetycznych, biometrycznych ani informacji dotyczących życia seksualnego lub orientacji seksualnej, chyba że ich przetwarzanie jest w konkretnym przypadku zgodne z prawem i niezbędne do realizacji określonego obowiązku lub uprawnienia.

7. Podanie danych osobowych może być dobrowolne albo wymagane przepisami prawa lub charakterem konkretnego procesu. Niepodanie danych niezbędnych do przeprowadzenia rekrutacji może uniemożliwić przedstawienie kandydatury pracodawcy lub realizację określonej usługi.

§ 4. Dane osób korzystających ze strony internetowej i formularzy

1. W związku z korzystaniem ze strony internetowej IMPULS CENTRUM Administrator może przetwarzać informacje przekazywane bezpośrednio przez użytkownika oraz dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu.

2. Podczas korzystania ze strony internetowej mogą być automatycznie zbierane dane techniczne, takie jak w szczególności: adres IP urządzenia; data i czas korzystania ze strony; informacje dotyczące przeglądarki internetowej, systemu operacyjnego oraz rodzaju urządzenia; informacje dotyczące odwiedzanych podstron i sposobu korzystania z serwisu; dane zawarte w logach serwera; informacje związane z wykorzystaniem plików cookies i podobnych technologii.

3. Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu:

a) zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej;

b) zapewnienia bezpieczeństwa serwisu oraz jego użytkowników;

c) diagnozowania błędów i przeciwdziałania nadużyciom;

d) prowadzenia statystyk i analiz dotyczących funkcjonowania strony — jeżeli wykorzystywane będą w tym celu odpowiednie narzędzia;

e) dostosowania działania serwisu do urządzenia i ustawień użytkownika;

f) realizacji innych prawnie uzasadnionych celów Administratora związanych z utrzymaniem i rozwojem serwisu.

4. Jeżeli użytkownik korzysta z formularza kontaktowego, IMPULS CENTRUM może przetwarzać dane podane w formularzu, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz treść wiadomości, w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszego kontaktu.

5. Jeżeli użytkownik korzysta z formularza przeznaczonego dla kandydatów do pracy, Administrator może przetwarzać dane przekazane za jego pośrednictwem w celu:

a) przyjęcia zgłoszenia kandydata;

b) utworzenia lub uzupełnienia Profilu Zawodowego Kandydata;

c) oceny możliwości dopasowania kandydata do prowadzonych procesów rekrutacyjnych;

d) kontaktowania się z kandydatem w związku z ofertami pracy;

e) prowadzenia konkretnego procesu rekrutacyjnego;

f) umieszczenia danych w bazie kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji — jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna;

g) przedstawienia kandydatury potencjalnemu pracodawcy — na zasadach opisanych w dalszej części niniejszej Polityki.

6. Formularze internetowe powinny być skonstruowane zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Pola oznaczone jako obowiązkowe obejmują wyłącznie informacje potrzebne do obsługi danego zgłoszenia lub procesu. Pozostałe informacje użytkownik może przekazać dobrowolnie.

7. W przypadku możliwości załączenia CV lub innych dokumentów użytkownik powinien przekazywać wyłącznie informacje związane z celem rekrutacji. IMPULS CENTRUM nie zachęca do zamieszczania w dokumentach aplikacyjnych informacji szczególnie chronionych, jeżeli nie są one wymagane przepisami prawa lub nie istnieje inna odpowiednia podstawa ich przetwarzania.

8. Przed przesłaniem formularza użytkownik otrzyma dostęp do odpowiedniej informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych oraz — jeżeli będzie to wymagane — możliwość wyrażenia odrębnych zgód.

9. Zgody dotyczące różnych celów przetwarzania danych, w szczególności udziału w przyszłych rekrutacjach lub określonych form kontaktu, mogą być pozyskiwane oddzielnie, tak aby osoba mogła samodzielnie zdecydować o każdym z tych celów.

10. Brak zgody na przetwarzanie danych w celu przyszłych rekrutacji nie wpływa na możliwość udziału w aktualnym procesie rekrutacyjnym, jeżeli przetwarzanie danych w tym procesie odbywa się na innej właściwej podstawie prawnej.

11. Szczegółowe informacje dotyczące plików cookies, narzędzi analitycznych, marketingowych oraz technologii podmiotów trzecich zostaną określone w dalszej części Polityki zgodnie z rozwiązaniami faktycznie wykorzystywanymi na stronie internetowej IMPULS CENTRUM.

§ 5. Dane kandydatów do pracy

1. IMPULS CENTRUM przetwarza dane osobowe osób zainteresowanych podjęciem pracy, zatrudnienia, współpracy lub udziałem w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Spółkę na rzecz własną lub na rzecz współpracujących pracodawców i innych podmiotów poszukujących kandydatów.

2. Dane kandydata mogą zostać pozyskane w szczególności poprzez:

a) przesłanie CV lub innych dokumentów aplikacyjnych;

b) wypełnienie formularza rekrutacyjnego;

c) wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata IMPULS CENTRUM;

d) odpowiedź na ogłoszenie o pracę;

e) kontakt telefoniczny, mailowy lub za pośrednictwem komunikatora;

f) rozmowę rekrutacyjną lub spotkanie z przedstawicielem IMPULS CENTRUM;

g) portal rekrutacyjny, zawodowy lub społecznościowy;

h) polecenie kandydata przez inną osobę, z zachowaniem obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych;

i) inne zgodne z prawem źródło związane z poszukiwaniem kandydatów.

3. Dane kandydatów mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

a) przyjęcia i obsługi zgłoszenia;

b) kontaktu z kandydatem;

c) poznania jego kwalifikacji, doświadczenia, kompetencji i preferencji zawodowych;

d) oceny możliwości dopasowania kandydata do określonych ofert pracy lub współpracy;

e) przeprowadzenia rozmowy lub innych etapów procesu rekrutacyjnego;

f) przedstawienia kandydatowi odpowiednich ofert;

g) przedstawienia kandydatury potencjalnemu pracodawcy, po spełnieniu warunków prawnych wymaganych dla takiego udostępnienia;

h) prowadzenia dokumentacji związanej z procesem rekrutacyjnym;

i) ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń;

j) prowadzenia przyszłych rekrutacji, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna do dalszego przechowywania i wykorzystywania danych.

4. IMPULS CENTRUM może przetwarzać dane wymagane lub dopuszczone przepisami prawa pracy oraz innymi właściwymi przepisami, a także dodatkowe informacje dobrowolnie przekazane przez kandydata, jeżeli istnieje właściwa podstawa prawna ich przetwarzania.

5. Podanie danych niezbędnych do przeprowadzenia określonego procesu rekrutacyjnego może być warunkiem udziału w tym procesie. Podanie danych dodatkowych jest co do zasady dobrowolne, chyba że obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa lub specyfiki danego stanowiska.

6. Kandydat nie powinien przekazywać IMPULS CENTRUM informacji, które nie są potrzebne do procesu rekrutacyjnego, w szczególności danych szczególnych kategorii, chyba że ich przetwarzanie jest w konkretnym przypadku zgodne z prawem i niezbędne.

7. W przypadku kandydatów zainteresowanych pracą za granicą albo kandydatów zagranicznych zainteresowanych pracą w Polsce zakres przetwarzanych danych może obejmować informacje niezbędne do ustalenia możliwości legalnego podjęcia pracy, pobytu, podróży lub spełnienia innych wymogów przewidzianych prawem właściwym dla danego procesu.

8. IMPULS CENTRUM może kontaktować się z kandydatem w sprawach bezpośrednio związanych z jego zgłoszeniem, prowadzonym procesem rekrutacyjnym lub ofertą, którą kandydat jest zainteresowany. Kontakt w innych celach będzie prowadzony wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu odpowiednia podstawa prawna.

9. Samo przesłanie CV, wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata lub udział w rekrutacji nie gwarantuje przedstawienia oferty pracy, przedstawienia kandydatury pracodawcy ani zawarcia umowy o pracę lub innej umowy.

10. IMPULS CENTRUM może dokonywać wstępnego dopasowania kandydatów do ofert na podstawie przekazanych informacji dotyczących m.in. kwalifikacji, doświadczenia, języków, uprawnień, preferowanej branży, lokalizacji, dyspozycyjności i oczekiwań zawodowych.

11. Jeżeli w procesie dopasowania kandydatów wykorzystywane będą narzędzia informatyczne wspomagające wyszukiwanie, klasyfikowanie lub ocenę profili, szczegółowe zasady ich wykorzystania zostaną określone zgodnie z obowiązującymi przepisami. IMPULS CENTRUM nie będzie podejmować wobec kandydata decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że będzie to dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów i zostaną spełnione wymagane warunki.

§ 6. Profil Zawodowy Kandydata IMPULS CENTRUM

1. IMPULS CENTRUM może umożliwić kandydatowi wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata, którego celem jest zebranie informacji pozwalających lepiej poznać doświadczenie, kwalifikacje, umiejętności, predyspozycje zawodowe, preferencje oraz oczekiwania kandydata i na tej podstawie skuteczniej dopasowywać odpowiednie oferty pracy lub współpracy.

2. Wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata jest dobrowolne. Kandydat samodzielnie decyduje o przekazaniu informacji w polach oznaczonych jako nieobowiązkowe.

3. W ramach Profilu Zawodowego Kandydata mogą być zbierane w szczególności informacje dotyczące:

a) danych identyfikacyjnych i kontaktowych;

b) aktualnej sytuacji zawodowej i terminu możliwego rozpoczęcia pracy;

c) wykształcenia, zawodu wyuczonego, kursów, szkoleń i certyfikatów;

d) doświadczenia zawodowego i dotychczas wykonywanych prac;

e) znajomości języków obcych;

f) posiadanych kwalifikacji, uprawnień i umiejętności zawodowych;

g) posiadania prawa jazdy i własnego środka transportu;

h) branż i rodzajów pracy, którymi kandydat jest zainteresowany;

i) preferowanego charakteru i środowiska pracy;

j) dyspozycyjności, gotowości do pracy zmianowej, weekendowej, w delegacji, relokacji lub podjęcia pracy za granicą;

k) preferowanej lokalizacji pracy;

l) oczekiwań finansowych i preferowanej formy zatrudnienia lub współpracy;

m) dodatkowych kompetencji, zainteresowań i talentów mogących mieć znaczenie zawodowe, w tym związanych z reklamą, marketingiem, mediami, fotografią, produkcją filmową, modelingiem, wydarzeniami, sportem lub występami na żywo;

n) odpowiedzi na pytania dotyczące preferowanego sposobu wykonywania pracy, współpracy w zespole, samodzielności, organizacji pracy oraz innych cech istotnych dla dopasowania zawodowego;

o) samooceny wybranych kompetencji zawodowych;

p) innych informacji dobrowolnie przekazanych przez kandydata w odpowiedziach na pytania otwarte.

4. Pytania dotyczące sposobu wykonywania pracy, preferencji i samooceny mają służyć wyłącznie stworzeniu profilu zawodowego, ułatwiającego dopasowanie kandydata do odpowiedniego rodzaju pracy. Nie stanowią badania psychologicznego, diagnozy psychologicznej, medycznej ani oceny stanu zdrowia kandydata.

5. IMPULS CENTRUM nie wymaga w Profilu Zawodowym Kandydata ujawniania informacji dotyczących stanu zdrowia ani innych danych szczególnych kategorii, chyba że w konkretnym przypadku istnieje zgodna z prawem podstawa i konieczność ich przetwarzania.

6. Informacje przekazane w Profilu Zawodowym Kandydata mogą być zestawiane z informacjami znajdującymi się w CV, dokumentach aplikacyjnych oraz informacjami przekazanymi podczas rozmowy rekrutacyjnej w celu stworzenia możliwie kompletnego profilu zawodowego kandydata.

7. Na podstawie Profilu Zawodowego Kandydata IMPULS CENTRUM może dokonywać klasyfikacji i dopasowania kandydata do określonych: branż; zawodów i stanowisk; rodzajów pracy; lokalizacji; modeli zatrudnienia lub współpracy; wymagań określonych przez potencjalnych pracodawców.

8. Wewnętrzne narzędzia oceny i klasyfikacji stosowane przez IMPULS CENTRUM, w tym punktacja, oznaczenia, kategorie dopasowania lub inne wskaźniki wspomagające pracę rekrutera, mają charakter pomocniczy i nie stanowią samodzielnej podstawy automatycznej decyzji o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydata.

9. Kandydat może zostać poproszony o aktualizację Profilu Zawodowego, jeżeli od czasu jego wypełnienia nastąpiła zmiana kwalifikacji, doświadczenia, dyspozycyjności, danych kontaktowych, oczekiwań zawodowych lub innych istotnych informacji.

10. Kandydat może skontaktować się z IMPULS CENTRUM w celu sprostowania lub aktualizacji przekazanych danych zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszej Polityce.

11. Wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata nie oznacza zobowiązania IMPULS CENTRUM do znalezienia kandydatowi pracy ani zobowiązania kandydata do przyjęcia przedstawionej mu oferty.

§ 7. Baza Kandydatów IMPULS CENTRUM

1. IMPULS CENTRUM może prowadzić własną bazę osób zainteresowanych otrzymywaniem ofert pracy, zatrudnienia lub współpracy, zwaną dalej „Bazą Kandydatów”.

2. Celem prowadzenia Bazy Kandydatów jest w szczególności:

a) umożliwienie kandydatowi udziału w przyszłych procesach rekrutacyjnych;

b) wyszukiwanie ofert odpowiadających jego kwalifikacjom, doświadczeniu, umiejętnościom i preferencjom;

c) kontaktowanie się z kandydatem w przypadku pojawienia się potencjalnie odpowiedniej oferty;

d) wstępne dopasowywanie kandydatów do potrzeb pracodawców współpracujących z IMPULS CENTRUM;

e) umożliwienie sprawnego prowadzenia kolejnych procesów rekrutacyjnych bez konieczności każdorazowego ponownego pozyskiwania wszystkich informacji od kandydata.

3. Umieszczenie danych w Bazie Kandydatów na potrzeby przyszłych rekrutacji następuje na podstawie właściwej podstawy prawnej, a w przypadkach, w których jest to wymagane, po uzyskaniu odpowiedniej zgody kandydata.

4. Kandydat może w szczególności wyrazić odrębną zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez IMPULS CENTRUM.

5. Brak zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych nie wyklucza kandydata z rekrutacji, do której aktualnie się zgłosił, jeżeli istnieje inna właściwa podstawa prawna przetwarzania danych w tym procesie.

6. W Bazie Kandydatów mogą znajdować się w szczególności:

a) dane kontaktowe kandydata;

b) CV i dokumenty aplikacyjne;

c) Profil Zawodowy Kandydata;

d) informacje o doświadczeniu i kwalifikacjach;

e) informacje o znajomości języków;

f) informacje o uprawnieniach zawodowych;

g) informacje dotyczące preferowanych branż, stanowisk i rodzaju pracy;

h) informacje o dyspozycyjności i preferowanej lokalizacji;

i) informacje dotyczące oczekiwań zawodowych;

j) historia kontaktu oraz udziału w procesach rekrutacyjnych;

k) informacje dotyczące ofert przedstawionych kandydatowi;

l) wewnętrzne informacje rekrutacyjne niezbędne do prowadzenia procesów i dopasowania ofert, z zachowaniem zasad wynikających z RODO.

7. Dane znajdujące się w Bazie Kandydatów mogą być wykorzystywane do wyszukiwania osób odpowiadających kryteriom konkretnego procesu rekrutacyjnego, np. według doświadczenia, kwalifikacji, języków, uprawnień, branży, lokalizacji, dyspozycyjności lub innych obiektywnych wymagań związanych ze stanowiskiem.

8. Samo umieszczenie danych kandydata w Bazie Kandydatów nie oznacza automatycznego przekazywania jego danych wszystkim pracodawcom współpracującym z IMPULS CENTRUM. Zasady przedstawiania kandydatur oraz udostępniania danych potencjalnym pracodawcom zostały określone w dalszej części Polityki.

9. IMPULS CENTRUM podejmuje działania mające na celu zapewnienie aktualności danych znajdujących się w Bazie Kandydatów. Kandydat może zostać okresowo poproszony o potwierdzenie zainteresowania dalszym udziałem w rekrutacjach lub aktualizację swojego profilu.

10. Kandydat może w każdym czasie skontaktować się z IMPULS CENTRUM pod adresem kontakt@impulscentrum.com w celu:

a) aktualizacji danych;

b) sprostowania danych;

c) cofnięcia udzielonej zgody;

d) zgłoszenia sprzeciwu, jeżeli przysługuje mu takie prawo;

e) żądania usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;

f) skorzystania z innych praw przysługujących mu na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.

11. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed jej cofnięciem.

12. Dane kandydatów będą przechowywane przez okres odpowiedni do celu i podstawy prawnej ich przetwarzania. Szczegółowe okresy przechowywania danych określono w części Polityki dotyczącej retencji danych.

13. Po upływie właściwego okresu przechowywania albo po skutecznym żądaniu usunięcia danych dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że dalsze ich przechowywanie jest wymagane albo dozwolone na podstawie przepisów prawa, w szczególności w związku z ustaleniem, dochodzeniem lub obroną roszczeń.

14. IMPULS CENTRUM stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące zabezpieczeniu Bazy Kandydatów przed dostępem osób nieuprawnionych, przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem danych.

§ 8. Rekrutacje prowadzone na rzecz pracodawców i klientów IMPULS CENTRUM

1. IMPULS CENTRUM może prowadzić procesy rekrutacyjne na rzecz pracodawców, przedsiębiorców oraz innych podmiotów poszukujących pracowników, współpracowników lub osób świadczących określone usługi, zwanych dalej „Klientami”.

2. W ramach takich procesów IMPULS CENTRUM może w szczególności:

a) publikować i obsługiwać ogłoszenia rekrutacyjne;

b) przyjmować i analizować zgłoszenia kandydatów;

c) wyszukiwać kandydatów w Bazie Kandydatów IMPULS CENTRUM;

d) kontaktować się z osobami, których kwalifikacje lub preferencje odpowiadają wymaganiom danego procesu;

e) prowadzić wstępne rozmowy rekrutacyjne;

f) weryfikować informacje dotyczące doświadczenia, kwalifikacji, znajomości języków i uprawnień w zakresie niezbędnym dla danego stanowiska;

g) dokonywać wstępnego dopasowania kandydatów do wymagań Klienta;

h) przygotowywać profile lub rekomendacje kandydatów;

i) przedstawiać kandydatury Klientom;

j) koordynować kontakt pomiędzy kandydatem a Klientem;

k) organizować kolejne etapy rekrutacji;

l) wspierać strony w czynnościach związanych z rozpoczęciem zatrudnienia lub współpracy, w zakresie wynikającym z charakteru świadczonej usługi.

3. Zakres danych wykorzystywanych w konkretnym procesie rekrutacyjnym powinien być ograniczony do informacji niezbędnych lub odpowiednich do oceny możliwości wykonywania danej pracy lub podjęcia określonej współpracy.

4. IMPULS CENTRUM nie powinno stosować kryteriów rekrutacyjnych prowadzących do niedozwolonej dyskryminacji kandydatów. Kryteria wyszukiwania i oceny kandydatów powinny pozostawać w związku z charakterem stanowiska, wymaganymi kwalifikacjami, doświadczeniem, dyspozycyjnością lub innymi uzasadnionymi wymaganiami danego procesu.

5. W zależności od sposobu organizacji konkretnego procesu rekrutacyjnego oraz ustaleń z Klientem IMPULS CENTRUM może przetwarzać dane jako:

a) samodzielny administrator danych osobowych;

b) podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu Klienta;

c) jeden z niezależnych administratorów, jeżeli zarówno IMPULS CENTRUM, jak i Klient samodzielnie określają własne cele i podstawy przetwarzania danych;

d) współadministrator — jeżeli w konkretnym przypadku IMPULS CENTRUM i Klient wspólnie ustalają cele i sposoby przetwarzania w rozumieniu art. 26 RODO.

6. Rola IMPULS CENTRUM w zakresie ochrony danych będzie każdorazowo ustalana na podstawie rzeczywistego sposobu prowadzenia procesu, zakresu decyzji podejmowanych przez strony oraz obowiązujących przepisów, a nie wyłącznie na podstawie nazwy zawartej umowy.

7. Jeżeli IMPULS CENTRUM przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta jako podmiot przetwarzający, przetwarzanie odbywa się na podstawie odpowiednich ustaleń, w tym — gdy jest to wymagane — umowy spełniającej wymagania art. 28 RODO.

8. Jeżeli dane kandydata mają zostać przekazane Klientowi, kandydat otrzyma odpowiednie informacje o zasadach przetwarzania danych, a udostępnienie nastąpi wyłącznie wtedy, gdy istnieje właściwa podstawa prawna.

9. Po otrzymaniu danych kandydata Klient może stać się odrębnym administratorem tych danych, w szczególności gdy samodzielnie podejmuje decyzję o dalszym prowadzeniu rekrutacji, zatrudnieniu kandydata lub przetwarzaniu jego danych we własnych celach. W takim przypadku Klient odpowiada za realizację własnych obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

10. IMPULS CENTRUM może przekazać Klientowi wyłącznie taki zakres danych kandydata, który jest odpowiedni i niezbędny do realizacji danego procesu rekrutacyjnego. Nie oznacza to automatycznego przekazywania wszystkich informacji znajdujących się w Profilu Zawodowym Kandydata lub Bazie Kandydatów.

11. Jeżeli proces rekrutacyjny dotyczy pracy poza Polską albo jest prowadzony na rzecz Klienta mającego siedzibę poza Polską, przetwarzanie i przekazywanie danych odbywa się z uwzględnieniem właściwych przepisów dotyczących międzynarodowego przepływu danych osobowych.

12. Udział IMPULS CENTRUM w procesie rekrutacyjnym nie oznacza, że Spółka gwarantuje zatrudnienie kandydata. Ostateczna decyzja dotycząca zatrudnienia lub nawiązania współpracy może należeć do Klienta.

§ 9. Przekazywanie danych kandydatów potencjalnym pracodawcom i innym odbiorcom

1. W związku z prowadzeniem procesów rekrutacyjnych IMPULS CENTRUM może przekazywać dane osobowe kandydata potencjalnym pracodawcom, klientom oraz innym podmiotom zainteresowanym zatrudnieniem lub nawiązaniem współpracy z kandydatem, jeżeli jest to niezbędne do realizacji danego procesu i istnieje odpowiednia podstawa prawna takiego przetwarzania.

2. Dane kandydata nie są udostępniane w sposób nieograniczony ani przekazywane automatycznie wszystkim podmiotom współpracującym z IMPULS CENTRUM.

3. Przed przedstawieniem kandydatury IMPULS CENTRUM może skontaktować się z kandydatem w celu:

a) przedstawienia informacji dotyczących oferty pracy lub współpracy;

b) potwierdzenia aktualnego zainteresowania ofertą;

c) potwierdzenia aktualności danych zawartych w CV lub Profilu Zawodowym Kandydata;

d) uzyskania dodatkowych informacji niezbędnych do udziału w danym procesie;

e) poinformowania o podmiocie, któremu dane mają zostać przekazane, jeżeli jest to wymagane lub właściwe ze względu na charakter procesu.

4. Zakres danych przekazywanych potencjalnemu pracodawcy lub Klientowi jest ograniczany do informacji odpowiednich i niezbędnych dla konkretnego procesu rekrutacyjnego.

5. W zależności od charakteru stanowiska i etapu rekrutacji przekazane mogą zostać w szczególności:

a) imię i nazwisko;

b) informacje dotyczące doświadczenia zawodowego;

c) wykształcenie i kwalifikacje;

d) informacje dotyczące posiadanych uprawnień;

e) znajomość języków;

f) informacje dotyczące umiejętności zawodowych;

g) informacje o dyspozycyjności;

h) informacje dotyczące preferowanej lokalizacji lub gotowości do relokacji;

i) CV lub odpowiednio przygotowany profil kandydata;

j) inne informacje mające znaczenie dla danego stanowiska, o ile istnieje podstawa prawna do ich przekazania.

6. IMPULS CENTRUM nie musi przekazywać Klientowi całego Profilu Zawodowego Kandydata. W miarę możliwości przedstawiane będą przede wszystkim informacje mające znaczenie dla konkretnej oferty.

7. W przypadku gdy na wstępnym etapie rekrutacji identyfikacja kandydata nie jest konieczna, IMPULS CENTRUM może przedstawić Klientowi zanonimizowany lub ograniczony profil kandydata, obejmujący przykładowo doświadczenie, kwalifikacje, znajomość języków, dyspozycyjność i oczekiwania zawodowe, bez ujawniania danych pozwalających na bezpośrednią identyfikację osoby.

8. Dane kandydatów mogą być również udostępniane lub powierzane podmiotom wspierającym IMPULS CENTRUM w prowadzeniu działalności, w zakresie niezbędnym do świadczenia przez nie usług, w szczególności dostawcom: hostingu i infrastruktury informatycznej; poczty elektronicznej; systemów rekrutacyjnych i baz kandydatów; systemów informatycznych oraz usług serwisowych; usług prawnych, księgowych lub doradczych — w zakresie, w jakim dostęp do danych jest niezbędny; narzędzi komunikacyjnych; innych usług niezbędnych do prawidłowego prowadzenia procesów rekrutacyjnych.

9. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie IMPULS CENTRUM mogą przetwarzać je wyłącznie w zakresie wynikającym z odpowiedniej podstawy prawnej i zawartych umów oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami.

10. Dane mogą zostać również przekazane organom publicznym, sądom lub innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa lub prawnie wiążącego żądania właściwego organu.

11. Jeżeli potencjalny pracodawca lub inny odbiorca danych ma siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie danych nastąpi wyłącznie po spełnieniu wymogów dotyczących przekazywania danych osobowych do państw trzecich.

12. IMPULS CENTRUM nie sprzedaje baz danych kandydatów ani danych osobowych kandydatów podmiotom trzecim w celu prowadzenia przez te podmioty niezależnych działań marketingowych.

13. Po otrzymaniu danych potencjalny pracodawca lub Klient może stać się odrębnym administratorem danych osobowych kandydata. Od tego momentu przetwarzanie danych przez taki podmiot może odbywać się również zgodnie z jego własnymi zasadami ochrony danych, o których powinien poinformować kandydata, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

§ 10. Kandydaci zagraniczni oraz legalizacja pobytu i pracy

1. W związku z prowadzeniem rekrutacji międzynarodowych IMPULS CENTRUM może przetwarzać dane osobowe kandydatów będących obywatelami innych państw oraz osób zainteresowanych podjęciem pracy lub współpracy poza państwem ich obecnego pobytu.

2. Przetwarzanie takich danych może odbywać się w szczególności w celu:

a) przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego;

b) ustalenia możliwości legalnego podjęcia pracy lub współpracy w danym państwie;

c) ustalenia statusu pobytowego kandydata;

d) ustalenia, czy kandydat posiada wymagane zezwolenia, dokumenty lub uprawnienia;

e) przedstawienia kandydatury potencjalnemu pracodawcy;

f) wsparcia kandydata lub pracodawcy w czynnościach związanych z legalnym zatrudnieniem — jeżeli usługa świadczona przez IMPULS CENTRUM obejmuje takie działania;

g) realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących zatrudniania cudzoziemców.

3. W zakresie uzasadnionym konkretnym procesem IMPULS CENTRUM może przetwarzać w szczególności informacje dotyczące: imienia i nazwiska; daty urodzenia; obywatelstwa; danych kontaktowych; kraju i miejsca pobytu; posiadanego dokumentu tożsamości lub dokumentu podróży; rodzaju i okresu ważności dokumentu pobytowego; posiadanej wizy oraz okresu jej ważności; posiadanego zezwolenia na pobyt lub pracę; innych dokumentów umożliwiających legalny pobyt lub wykonywanie pracy; kwalifikacji i uprawnień wymaganych w państwie wykonywania pracy; innych danych, których przetwarzanie jest wymagane lub dozwolone przez właściwe przepisy.

4. IMPULS CENTRUM stosuje zasadę minimalizacji danych. Sam fakt prowadzenia rekrutacji cudzoziemca nie oznacza konieczności pozyskiwania kopii wszystkich jego dokumentów. Zakres danych i dokumentów powinien być każdorazowo dostosowany do etapu rekrutacji oraz obowiązujących wymogów prawnych.

5. Jeżeli na wstępnym etapie procesu wystarczające jest potwierdzenie posiadania określonego dokumentu lub uprawnienia, IMPULS CENTRUM może ograniczyć zakres pozyskiwanych informacji do takiego potwierdzenia, bez pozyskiwania kopii dokumentu.

6. Jeżeli dla legalnego zatrudnienia konieczne będzie pozyskanie lub przekazanie dodatkowych danych albo dokumentów, kandydat zostanie odpowiednio poinformowany o celu i zakresie ich przetwarzania.

7. Dane kandydata mogą zostać przekazane potencjalnemu pracodawcy, podmiotowi wspierającemu proces legalizacji zatrudnienia lub innemu uprawnionemu odbiorcy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego procesu i przy istnieniu odpowiedniej podstawy prawnej.

8. Jeżeli przepisy prawa wymagają przekazania danych właściwemu organowi administracji publicznej, urzędowi lub innej uprawnionej instytucji, IMPULS CENTRUM może dokonać takiego przekazania w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

9. IMPULS CENTRUM może współpracować z zagranicznymi pracodawcami, agencjami zatrudnienia, partnerami rekrutacyjnymi lub innymi podmiotami uczestniczącymi w międzynarodowych procesach rekrutacyjnych. Przekazanie im danych osobowych następuje z uwzględnieniem ich roli w konkretnym procesie oraz wymogów wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

10. W przypadku przekazywania danych do państwa należącego do Europejskiego Obszaru Gospodarczego przetwarzanie odbywa się zgodnie z zasadami obowiązującymi na obszarze EOG.

11. Jeżeli dane mają zostać przekazane do państwa spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, IMPULS CENTRUM zapewni zastosowanie odpowiedniego mechanizmu legalizującego transfer danych, jeżeli jest on wymagany, w szczególności: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony; standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską; innych zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO; w szczególnych przypadkach — odpowiedniego wyjątku przewidzianego w art. 49 RODO, jeżeli spełnione są warunki jego zastosowania.

12. Kandydat otrzyma informacje dotyczące przekazywania jego danych poza EOG w zakresie wymaganym przepisami prawa.

13. IMPULS CENTRUM nie gwarantuje uzyskania przez kandydata wizy, zezwolenia na pobyt, zezwolenia na pracę ani innego dokumentu wydawanego przez właściwy organ publiczny, chyba że odrębne zobowiązanie Spółki wynika z zawartej umowy. Decyzje w tych sprawach podejmują właściwe organy.

14. Kandydat jest zobowiązany do przekazywania prawdziwych i aktualnych informacji dotyczących posiadanych dokumentów oraz uprawnień, jeżeli informacje te są wymagane dla danego procesu.

15. Dokumenty zawierające dane osobowe kandydatów zagranicznych podlegają takim samym zasadom bezpieczeństwa, ograniczenia dostępu oraz retencji jak pozostałe dane osobowe przetwarzane przez IMPULS CENTRUM, z uwzględnieniem szczególnych obowiązków wynikających z właściwych przepisów.

§ 11. Dane szczególnych kategorii oraz dane niewymagane w procesie rekrutacji

1. IMPULS CENTRUM stosuje zasadę minimalizacji danych osobowych i nie wymaga od kandydatów przekazywania informacji, które nie są niezbędne do przeprowadzenia określonego procesu rekrutacyjnego, realizacji obowiązku prawnego lub świadczenia konkretnej usługi.

2. Co do zasady IMPULS CENTRUM nie wymaga od kandydatów przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, obejmujących w szczególności dane ujawniające:

a) pochodzenie rasowe lub etniczne;

b) poglądy polityczne;

c) przekonania religijne lub światopoglądowe;

d) przynależność do związków zawodowych;

e) dane genetyczne;

f) dane biometryczne przetwarzane w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby;

g) dane dotyczące zdrowia;

h) dane dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej.

3. Kandydat powinien powstrzymać się od zamieszczania danych, o których mowa powyżej, w CV, Profilu Zawodowym Kandydata, formularzach, wiadomościach oraz innych dokumentach przekazywanych IMPULS CENTRUM, jeżeli informacje te nie są niezbędne dla danego procesu.

4. Jeżeli kandydat z własnej inicjatywy przekaże dane szczególnych kategorii, IMPULS CENTRUM każdorazowo oceni, czy istnieje odpowiednia podstawa prawna do ich dalszego przetwarzania. Jeżeli taka podstawa nie istnieje, dane nie będą wykorzystywane do celów rekrutacyjnych i mogą zostać usunięte lub odpowiednio pominięte.

5. Jeżeli przetwarzanie danych szczególnych kategorii jest wymagane lub dopuszczalne przez przepisy prawa albo niezbędne w związku z konkretnym uprawnieniem lub obowiązkiem, IMPULS CENTRUM będzie przetwarzać je wyłącznie w niezbędnym zakresie i na właściwej podstawie prawnej.

6. IMPULS CENTRUM nie dokonuje oceny stanu zdrowia kandydata ani jego zdolności do wykonywania określonej pracy, jeżeli ocena taka zgodnie z przepisami należy do lekarza lub innego uprawnionego podmiotu.

7. Informacje zawarte w Profilu Zawodowym Kandydata dotyczące preferowanego charakteru pracy, gotowości do wykonywania pracy fizycznej, pracy zmianowej, pracy w terenie lub innych warunków wykonywania pracy mają służyć dopasowaniu zawodowemu i nie powinny być traktowane jako informacje o stanie zdrowia kandydata.

8. IMPULS CENTRUM nie wymaga od kandydatów przekazywania informacji dotyczących karalności, chyba że obowiązek lub możliwość pozyskania takich informacji w odniesieniu do konkretnego stanowiska wynika z przepisów prawa.

9. IMPULS CENTRUM nie wymaga przekazywania numeru PESEL, numeru dokumentu tożsamości, kopii dowodu osobistego, paszportu ani innych dokumentów identyfikacyjnych na etapie, na którym dane te nie są niezbędne do realizacji określonego celu.

10. W szczególności kandydat nie powinien umieszczać w CV ani ogólnym formularzu rekrutacyjnym kopii dokumentów tożsamości, pełnych numerów dokumentów, danych bankowych ani innych informacji niezwiązanych z procesem rekrutacji, chyba że zostanie o nie poproszony na późniejszym etapie i istnieje odpowiednia podstawa ich pozyskania.

11. Dostęp do danych wymagających podwyższonego poziomu ochrony jest ograniczany do osób, dla których jest on niezbędny do wykonywania powierzonych obowiązków.

§ 12. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

1. IMPULS CENTRUM przetwarza dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, oraz wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

2. W zależności od okoliczności dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – gdy osoba wyraziła zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu;

b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy;

c) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;

d) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora lub strony trzeciej, o ile interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, nie mają charakteru nadrzędnego.

3. Dane kandydatów mogą być przetwarzane w szczególności w celu przeprowadzenia aktualnego procesu rekrutacyjnego, obejmującego przyjęcie zgłoszenia, analizę kwalifikacji i doświadczenia, kontakt z kandydatem, dopasowanie do oferty oraz prowadzenie dalszych etapów rekrutacji. Podstawa prawna przetwarzania będzie ustalana odpowiednio do charakteru danego procesu, zakresu danych oraz relacji pomiędzy kandydatem, IMPULS CENTRUM i potencjalnym pracodawcą.

4. Dane przekazane dobrowolnie przez kandydata ponad zakres wymagany przepisami prawa mogą być przetwarzane na podstawie właściwej podstawy prawnej, w szczególności zgody, jeżeli jej uzyskanie jest wymagane.

5. Dane zawarte w Profilu Zawodowym Kandydata IMPULS CENTRUM mogą być przetwarzane w celu:

a) stworzenia profilu zawodowego kandydata;

b) poznania jego kwalifikacji, umiejętności, doświadczenia i preferencji;

c) dopasowania kandydata do odpowiednich ofert;

d) prowadzenia procesów rekrutacyjnych;

e) kontaktowania się z kandydatem w sprawach związanych z rekrutacją;

f) aktualizacji informacji dotyczących sytuacji zawodowej kandydata.

Podstawa prawna będzie zależała od zakresu danych i konkretnego celu ich wykorzystania.

6. Przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych może odbywać się w szczególności na podstawie zgody kandydata, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli w danych okolicznościach zgoda stanowi właściwą podstawę prawną.

7. Zgoda na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych jest dobrowolna i może zostać cofnięta w każdym czasie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

8. Przekazanie danych kandydata potencjalnemu pracodawcy lub innemu Klientowi IMPULS CENTRUM odbywa się na właściwej podstawie prawnej, ustalanej z uwzględnieniem charakteru konkretnego procesu, oczekiwań kandydata oraz roli poszczególnych podmiotów w procesie rekrutacyjnym.

9. Dane osób kontaktujących się z IMPULS CENTRUM mogą być przetwarzane w celu:

a) udzielenia odpowiedzi na zapytanie;

b) prowadzenia korespondencji;

c) przedstawienia informacji dotyczących usług;

d) podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy;

e) obsługi istniejącej relacji z klientem lub kontrahentem.

Podstawą przetwarzania może być odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO, a w odpowiednich przypadkach również inna podstawa przewidziana prawem.

10. Dane klientów, kontrahentów oraz osób reprezentujących te podmioty mogą być przetwarzane w celu:

a) zawarcia i wykonania umowy;

b) prowadzenia bieżącej współpracy;

c) komunikacji pomiędzy stronami;

d) realizacji obowiązków księgowych, podatkowych i innych obowiązków prawnych;

e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną może być odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.

11. Dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w ramach prawnie uzasadnionych interesów IMPULS CENTRUM, takich jak w szczególności:

a) zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej i systemów informatycznych;

b) przeciwdziałanie nadużyciom;

c) prowadzenie niezbędnej dokumentacji i historii kontaktu;

d) zapewnienie jakości obsługi;

e) organizacja i usprawnianie procesów rekrutacyjnych;

f) ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń;

g) zabezpieczenie dowodów na potrzeby ochrony praw Administratora.

12. Jeżeli przetwarzanie danych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, IMPULS CENTRUM dokonuje oceny, czy interes ten nie jest nadrzędny wobec praw, wolności i uzasadnionych oczekiwań osoby, której dane dotyczą.

13. Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, prawidłowego działania oraz administrowania serwisem na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, o ile właściwe przepisy nie wymagają zastosowania innej podstawy.

14. W przypadku wykorzystywania opcjonalnych plików cookies lub podobnych technologii wymagających zgody, informacje będą wykorzystywane po uzyskaniu zgody użytkownika, zgodnie z właściwymi przepisami. Użytkownik będzie mógł zarządzać udzielonymi zgodami.

15. Jeżeli IMPULS CENTRUM będzie zobowiązane do przetwarzania określonych danych na podstawie przepisów prawa, podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami krajowymi lub unijnymi.

16. Jeżeli wyjątkowo konieczne będzie przetwarzanie danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, IMPULS CENTRUM zapewni istnienie zarówno właściwej podstawy z art. 6 RODO, jak i odpowiedniej przesłanki dopuszczającej przetwarzanie takich danych zgodnie z art. 9 RODO.

17. IMPULS CENTRUM nie będzie wykorzystywać danych osobowych w celu niezgodnym z celem, dla którego zostały zebrane, chyba że takie dalsze przetwarzanie będzie zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

§ 13. Okres przechowywania danych osobowych

1. IMPULS CENTRUM przechowuje dane osobowe przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których dane zostały zebrane, z uwzględnieniem podstawy prawnej przetwarzania, obowiązujących przepisów oraz konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

2. Dane kandydata przetwarzane w związku z konkretnym procesem rekrutacyjnym będą przechowywane przez okres trwania tego procesu, a po jego zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczenia procesu oraz zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, jeżeli istnieje odpowiednia podstawa prawna dalszego przetwarzania.

3. Jeżeli kandydat wyrazi zgodę na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych i umieszczenie jego danych w Bazie Kandydatów IMPULS CENTRUM, dane mogą być przechowywane przez okres wskazany w informacji przekazywanej przy pozyskiwaniu zgody, nie dłużej jednak niż jest to uzasadnione celem prowadzenia Bazy Kandydatów.

4. IMPULS CENTRUM może okresowo zwracać się do kandydata o potwierdzenie aktualności danych oraz dalszego zainteresowania otrzymywaniem ofert pracy.

5. Jeżeli kandydat nie potwierdzi aktualności profilu lub przez dłuższy czas nie będzie możliwe nawiązanie z nim kontaktu, IMPULS CENTRUM może usunąć albo zanonimizować jego dane, jeżeli nie istnieje inna podstawa ich dalszego przechowywania.

6. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu:

a) osiągnięcia celu, dla którego zgoda została udzielona;

b) upływu określonego okresu, na który zgoda została udzielona;

c) wcześniejszego cofnięcia zgody przez osobę, której dane dotyczą,

chyba że po cofnięciu zgody lub osiągnięciu celu istnieje inna zgodna z prawem podstawa dalszego przechowywania określonych danych.

7. Dane zawarte w Profilu Zawodowym Kandydata, CV i innych dokumentach aplikacyjnych przechowywane w Bazie Kandydatów podlegają zasadom retencji właściwym dla tej bazy.

8. Dane osób kontaktujących się z IMPULS CENTRUM w sprawach niezwiązanych bezpośrednio z rekrutacją mogą być przechowywane przez okres niezbędny do obsługi korespondencji, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą zachowania historii kontaktu lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

9. Dane klientów i kontrahentów związane z zawartymi umowami będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych oraz dotyczących przedawnienia roszczeń.

10. Dokumentacja, której okres przechowywania został określony przez przepisy prawa, będzie przechowywana przez okres wskazany w tych przepisach.

11. Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń mogą być przechowywane do czasu upływu właściwych terminów przedawnienia lub prawomocnego zakończenia postępowania dotyczącego danego roszczenia.

12. Dane techniczne i logi związane z funkcjonowaniem strony internetowej będą przechowywane przez okres uzasadniony potrzebami bezpieczeństwa, administracji systemami oraz diagnozowania nieprawidłowości, zgodnie z zasadami stosowanymi przez IMPULS CENTRUM i dostawców infrastruktury.

13. Informacje pozyskiwane za pomocą plików cookies i podobnych technologii są przechowywane przez okres zależny od rodzaju danego pliku lub technologii. Szczegółowe okresy zostaną wskazane w ustawieniach cookies lub odpowiedniej części Polityki.

14. Po upływie właściwego okresu przechowywania dane zostaną usunięte, zanonimizowane lub w inny sposób wyłączone z dalszego wykorzystywania, chyba że ich dalsze przechowywanie jest wymagane albo dozwolone przez obowiązujące przepisy.

§ 14. Odbiorcy danych osobowych i podmioty przetwarzające

1. IMPULS CENTRUM może udostępniać dane osobowe wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania oraz podmiotom, których udział jest niezbędny do realizacji określonego celu przetwarzania.

2. Odbiorcami danych kandydatów mogą być w szczególności:

a) potencjalni pracodawcy i Klienci, na rzecz których prowadzony jest proces rekrutacyjny;

b) zagraniczni pracodawcy i partnerzy rekrutacyjni, jeżeli kandydat uczestniczy w procesie dotyczącym pracy za granicą;

c) podmioty współpracujące z IMPULS CENTRUM przy prowadzeniu konkretnego procesu rekrutacyjnego, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do jego realizacji;

d) podmioty uczestniczące w czynnościach związanych z legalnym zatrudnieniem cudzoziemca, jeżeli charakter świadczonej usługi tego wymaga;

e) organy administracji publicznej, sądy oraz inne instytucje uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

3. Dostęp do danych mogą również uzyskiwać podmioty świadczące na rzecz IMPULS CENTRUM usługi niezbędne do prowadzenia działalności, w szczególności:

a) dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej;

b) dostawcy poczty elektronicznej;

c) dostawcy systemów rekrutacyjnych, CRM oraz systemów służących do prowadzenia Bazy Kandydatów;

d) dostawcy usług informatycznych, serwisowych i cyberbezpieczeństwa;

e) dostawcy narzędzi komunikacyjnych;

f) podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, podatkowe lub doradcze;

g) podmioty świadczące usługi archiwizacji, przechowywania lub bezpiecznego niszczenia dokumentacji;

h) inni usługodawcy, jeżeli dostęp do danych jest niezbędny do prawidłowego świadczenia usług na rzecz IMPULS CENTRUM.

4. Jeżeli podmiot zewnętrzny przetwarza dane osobowe w imieniu IMPULS CENTRUM, Administrator powierza mu dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego zadania oraz — gdy wymagają tego przepisy — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych spełniającej wymagania art. 28 RODO.

5. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie IMPULS CENTRUM nie są uprawnione do wykorzystywania powierzonych danych do własnych, niezależnych celów, chyba że posiadają odrębną podstawę prawną do takiego przetwarzania.

6. Nie każdy podmiot otrzymujący dane od IMPULS CENTRUM jest podmiotem przetwarzającym. Potencjalny pracodawca, organ publiczny, bank, doradca prawny lub inny odbiorca może działać jako odrębny administrator danych, jeżeli samodzielnie określa cele i sposoby ich dalszego przetwarzania.

7. Dostęp pracowników, współpracowników oraz innych osób działających w strukturze IMPULS CENTRUM do danych osobowych jest ograniczany do zakresu niezbędnego do wykonywania powierzonych im zadań. Osoby te są zobowiązane do zachowania poufności oraz przestrzegania zasad ochrony danych osobowych.

8. IMPULS CENTRUM stosuje zasadę ograniczonego dostępu do Bazy Kandydatów. Sam fakt współpracy danego podmiotu z IMPULS CENTRUM nie oznacza uzyskania przez niego dostępu do całej bazy ani wszystkich informacji dotyczących kandydatów.

9. IMPULS CENTRUM nie udostępnia ani nie sprzedaje Bazy Kandydatów podmiotom trzecim w celu wykorzystywania jej przez te podmioty do niezależnego marketingu lub tworzenia własnych baz danych niezwiązanych z prowadzonym procesem rekrutacyjnym.

10. Jeżeli korzystanie z usług określonego dostawcy wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, zastosowanie mają zasady dotyczące międzynarodowego transferu danych określone w niniejszej Polityce.

11. Aktualny zakres kategorii odbiorców danych może ulegać zmianie wraz z rozwojem usług i infrastruktury IMPULS CENTRUM. Zmiana dostawcy technicznego nie wymaga zmiany zasadniczych założeń niniejszej Polityki, o ile sposób przetwarzania danych pozostaje zgodny z prawem.

§ 15. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z prowadzeniem działalności o charakterze międzynarodowym oraz korzystaniem z usług dostawców technologicznych może dojść do przekazywania danych osobowych do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”).

2. Przekazanie danych osobowych poza EOG następuje wyłącznie wtedy, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz spełnione są wymagania określone w rozdziale V RODO.

3. Dane mogą być przekazywane do państwa, wobec którego Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodnie z art. 45 RODO.

4. Jeżeli wobec danego państwa nie została wydana decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, IMPULS CENTRUM może zastosować odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w art. 46 RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską.

5. Jeżeli jest to wymagane ze względu na charakter transferu, IMPULS CENTRUM lub właściwy podmiot uczestniczący w przekazywaniu danych może dokonać oceny warunków przetwarzania danych w państwie docelowym oraz zastosować dodatkowe środki organizacyjne, techniczne lub umowne służące zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych.

6. W przypadkach określonych w art. 49 RODO przekazanie danych do państwa trzeciego może nastąpić na podstawie jednego z wyjątków przewidzianych w tym przepisie, jeżeli spełnione są warunki jego zastosowania.

7. W szczególności transfer danych poza EOG może wystąpić w związku z:

a) prowadzeniem procesu rekrutacyjnego dla pracodawcy lub Klienta znajdującego się poza EOG;

b) współpracą z zagranicznym partnerem rekrutacyjnym;

c) realizacją procesu dotyczącego zatrudnienia lub współpracy kandydata poza EOG;

d) korzystaniem z usług informatycznych, hostingowych, komunikacyjnych, chmurowych, analitycznych lub innych usług technologicznych, jeżeli ich dostawca przetwarza dane poza EOG.

8. Sam fakt, że podmiot współpracujący z IMPULS CENTRUM ma siedzibę poza EOG, nie oznacza automatycznie, że otrzyma dane wszystkich kandydatów. Dane będą przekazywane wyłącznie w zakresie uzasadnionym konkretnym procesem i przy istnieniu właściwej podstawy prawnej.

9. Jeżeli dane konkretnego kandydata mają zostać przekazane potencjalnemu pracodawcy, agentowi, partnerowi lub innemu odbiorcy znajdującemu się poza EOG, kandydat otrzyma informacje wymagane przez obowiązujące przepisy dotyczące takiego przekazania.

10. Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do IMPULS CENTRUM o informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń związanych z przekazywaniem jej danych poza EOG, w zakresie przewidzianym przepisami prawa.

11. W przypadku zmiany dostawców technologicznych, rozpoczęcia współpracy z podmiotami z nowych państw lub zmiany sposobu międzynarodowego przetwarzania danych IMPULS CENTRUM będzie weryfikować, czy stosowane mechanizmy transferu nadal zapewniają zgodność z obowiązującymi przepisami.

§ 16. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez IMPULS CENTRUM, przysługują prawa określone w RODO, w zakresie wynikającym z podstawy prawnej i okoliczności danego przetwarzania.

2. Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać w szczególności:

a) prawo dostępu do danych – w tym uzyskania informacji, czy IMPULS CENTRUM przetwarza jej dane osobowe, oraz otrzymania dostępu do tych danych i ich kopii;

b) prawo do sprostowania danych – jeżeli dane są nieprawidłowe, nieaktualne lub niekompletne;

c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach określonych w art. 17 RODO;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych w art. 18 RODO;

e) prawo do przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, na zasadach określonych w art. 20 RODO;

f) prawo do sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby, której dane dotyczą;

g) prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;

h) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego;

i) prawa związane ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym profilowaniem, jeżeli taki sposób przetwarzania będzie miał zastosowanie.

3. Cofnięcie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

4. Kandydat może w szczególności zażądać aktualizacji informacji znajdujących się w jego Profilu Zawodowym Kandydata lub Bazie Kandydatów IMPULS CENTRUM.

5. Kandydat może również cofnąć zgodę na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. Jeżeli nie istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania, dane objęte cofniętą zgodą zostaną usunięte zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami Administratora.

6. Żądania dotyczące realizacji praw można kierować:

e-mail: kontakt@impulscentrum.com

lub pisemnie na adres:

IMPULS CENTRUM Sp. z o.o.

ul. Karola Libelta 14A / 3/Lu, 61-706 Poznań, Polska

7. Osoba składająca żądanie powinna przekazać informacje umożliwiające ustalenie, czego dotyczy żądanie oraz — w zakresie niezbędnym — umożliwiające potwierdzenie jej tożsamości.

8. Jeżeli IMPULS CENTRUM będzie miało uzasadnione wątpliwości dotyczące tożsamości osoby składającej żądanie, może poprosić o dodatkowe informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości. Zakres takich informacji będzie ograniczony do niezbędnego minimum.

9. IMPULS CENTRUM udziela informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania. W przypadkach przewidzianych przez RODO termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące ze względu na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań. Osoba zostanie poinformowana o przedłużeniu terminu oraz jego przyczynach.

10. Realizacja praw jest co do zasady bezpłatna. Jeżeli żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na ich ustawiczny charakter, Administrator może — w przypadkach dopuszczonych przez RODO — pobrać rozsądną opłatę albo odmówić podjęcia działań.

11. Poszczególne prawa nie mają charakteru bezwzględnego. W określonych sytuacjach IMPULS CENTRUM może być uprawnione lub zobowiązane do dalszego przechowywania części danych pomimo żądania ich usunięcia, w szczególności gdy obowiązek taki wynika z przepisów prawa albo dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

12. Jeżeli osoba uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z RODO, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO).

§ 17. Realizacja żądań dotyczących danych osobowych

1. Osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do IMPULS CENTRUM z żądaniem dotyczącym realizacji praw wynikających z RODO, w szczególności dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych, wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia udzielonej zgody.

2. Żądanie może zostać przesłane w szczególności:

a) pocztą elektroniczną na adres: kontakt@impulscentrum.com;

b) pisemnie na adres siedziby IMPULS CENTRUM;

c) inną drogą umożliwiającą Administratorowi ustalenie treści żądania i osoby, której ono dotyczy.

3. IMPULS CENTRUM nie wymaga stosowania szczególnego formularza w celu realizacji praw wynikających z RODO. Żądanie może zostać złożone w zwykłej wiadomości, o ile możliwe jest ustalenie, czego dotyczy.

4. Po otrzymaniu żądania IMPULS CENTRUM:

a) rejestruje jego otrzymanie;

b) ustala zakres żądania;

c) identyfikuje systemy, dokumenty i procesy, których może ono dotyczyć;

d) w razie potrzeby dokonuje odpowiedniej weryfikacji tożsamości osoby;

e) analizuje, czy i w jakim zakresie żądanie podlega realizacji;

f) podejmuje odpowiednie działania;

g) przekazuje osobie informację o sposobie rozpatrzenia żądania.

5. Weryfikacja tożsamości osoby składającej żądanie odbywa się z zachowaniem zasady minimalizacji danych. IMPULS CENTRUM nie będzie żądało kopii dokumentu tożsamości, jeżeli tożsamość osoby można w rozsądny sposób potwierdzić przy użyciu mniej ingerujących środków.

6. W przypadku żądania usunięcia danych IMPULS CENTRUM sprawdza wszystkie miejsca, w których dane są przetwarzane, w zakresie niezbędnym do skutecznej realizacji żądania. Może to obejmować w szczególności: Bazę Kandydatów; Profil Zawodowy Kandydata; system rekrutacyjny; dokumenty aplikacyjne i CV; pocztę elektroniczną; dokumentację prowadzonych procesów rekrutacyjnych; inne systemy lub miejsca przechowywania danych wykorzystywane przez Administratora.

7. Usunięcie danych z aktywnie wykorzystywanych systemów nie zawsze oznacza ich natychmiastowe usunięcie z prawidłowo zabezpieczonych kopii zapasowych. Dane znajdujące się w kopiach zapasowych mogą pozostawać w nich do czasu ich planowego nadpisania lub usunięcia, pod warunkiem że nie są ponownie wykorzystywane do zwykłych celów operacyjnych, chyba że jest to konieczne np. do odtworzenia systemu.

8. Jeżeli część danych musi być nadal przechowywana ze względu na obowiązek prawny, ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń albo inną podstawę przewidzianą w przepisach, IMPULS CENTRUM może odmówić ich usunięcia w odpowiednim zakresie. Osoba zostanie poinformowana o przyczynie takiego działania.

9. W przypadku sprostowania danych IMPULS CENTRUM aktualizuje odpowiednie informacje w wykorzystywanych systemach i dokumentacji, w zakresie wymaganym przepisami.

10. Jeżeli dane zostały wcześniej ujawnione innym odbiorcom, IMPULS CENTRUM podejmuje działania wymagane przez art. 19 RODO w związku ze sprostowaniem, usunięciem lub ograniczeniem przetwarzania danych, chyba że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku.

11. Jeżeli żądanie dotyczy cofnięcia zgody na przyszłe procesy rekrutacyjne, odpowiednia informacja zostanie odnotowana, a dane nie będą dalej wykorzystywane w celu opartym na cofniętej zgodzie, chyba że istnieje inna podstawa prawna ich przetwarzania.

12. IMPULS CENTRUM prowadzi odpowiednią dokumentację dotyczącą realizacji żądań w celu wykazania przestrzegania obowiązków wynikających z RODO.

13. Informacja o sposobie rozpatrzenia żądania jest przekazywana bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od otrzymania żądania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach przewidzianych w RODO.

14. Jeżeli IMPULS CENTRUM nie podejmie działań w związku z żądaniem, poinformuje osobę bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie przewidzianym przez RODO, o powodach niepodjęcia działań oraz o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego i skorzystania ze środków ochrony prawnej.

§ 18. Bezpieczeństwo danych osobowych

1. IMPULS CENTRUM stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące zapewnieniu poziomu bezpieczeństwa danych osobowych odpowiedniego do charakteru przetwarzanych danych, zakresu i celów przetwarzania oraz związanego z nim ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych.

2. Przy doborze zabezpieczeń IMPULS CENTRUM uwzględnia w szczególności:

a) charakter i zakres przetwarzanych danych;

b) liczbę osób, których dane są przetwarzane;

c) sposób pozyskiwania i przechowywania danych;

d) wykorzystywane systemy informatyczne;

e) możliwość wystąpienia przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, zmiany, ujawnienia lub dostępu do danych;

f) prawdopodobieństwo i wagę potencjalnych skutków naruszenia dla osób, których dane dotyczą.

3. Stosowane środki ochrony mogą obejmować w szczególności:

a) ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do osób, które potrzebują go do wykonywania powierzonych zadań;

b) stosowanie indywidualnych kont użytkowników i odpowiednich metod uwierzytelniania;

c) zarządzanie uprawnieniami dostępu do systemów i Bazy Kandydatów;

d) zabezpieczenie urządzeń oraz systemów informatycznych;

e) wykonywanie odpowiednich kopii zapasowych;

f) aktualizowanie wykorzystywanego oprogramowania;

g) zabezpieczenie transmisji danych, gdy jest to uzasadnione charakterem przetwarzania;

h) ochronę dokumentacji papierowej przed dostępem osób nieuprawnionych;

i) bezpieczne niszczenie dokumentacji i nośników zawierających dane;

j) stosowanie procedur dotyczących incydentów i naruszeń ochrony danych;

k) okresową weryfikację stosowanych zabezpieczeń.

4. Dostęp do danych kandydatów, w szczególności do CV, Profilu Zawodowego Kandydata oraz Bazy Kandydatów, jest przyznawany zgodnie z zakresem obowiązków osób wykonujących zadania na rzecz IMPULS CENTRUM.

5. Osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności oraz korzystania z danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych im zadań.

6. IMPULS CENTRUM podejmuje działania mające na celu zapewnienie, aby podmioty zewnętrzne mające dostęp do danych zapewniały odpowiedni poziom ich ochrony, stosownie do charakteru świadczonych usług oraz swojej roli w procesie przetwarzania.

7. Przy wdrażaniu nowych systemów, formularzy, usług lub procesów związanych z przetwarzaniem danych IMPULS CENTRUM uwzględnia zasady ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych, zgodnie z art. 25 RODO.

8. Domyślnie przetwarzane powinny być wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonego celu, z uwzględnieniem zakresu danych, okresu ich przechowywania oraz dostępności dla poszczególnych osób.

9. IMPULS CENTRUM podejmuje działania służące zapewnieniu możliwości odtworzenia dostępności danych po wystąpieniu awarii lub innego zdarzenia, w zakresie odpowiednim do charakteru wykorzystywanych systemów i ryzyka.

10. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia naruszenia ochrony danych IMPULS CENTRUM podejmuje działania mające na celu:

a) ograniczenie skutków zdarzenia;

b) ustalenie jego przyczyn i zakresu;

c) zabezpieczenie danych;

d) ocenę ryzyka dla osób, których dane dotyczą;

e) udokumentowanie zdarzenia;

f) dokonanie wymaganych prawem zgłoszeń lub zawiadomień.

11. Jeżeli naruszenie ochrony danych może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator dokonuje oceny obowiązku zgłoszenia naruszenia Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych zgodnie z art. 33 RODO.

12. Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej, IMPULS CENTRUM realizuje obowiązek zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, zgodnie z art. 34 RODO, o ile nie zachodzi jeden z przewidzianych prawem wyjątków.

13. Środki bezpieczeństwa są dostosowywane do zmian technologicznych, organizacyjnych oraz rozwoju działalności IMPULS CENTRUM.

§ 19. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

1. IMPULS CENTRUM może wykorzystywać informacje dotyczące kandydatów w celu ich wyszukiwania, porządkowania, klasyfikowania oraz dopasowywania do ofert pracy lub współpracy.

2. Dopasowanie może uwzględniać w szczególności informacje dotyczące: doświadczenia zawodowego; wykształcenia i kwalifikacji; posiadanych uprawnień; znajomości języków; umiejętności zawodowych; preferowanych branż i stanowisk; preferowanego rodzaju i charakteru pracy; dyspozycyjności; preferowanej lokalizacji pracy; gotowości do relokacji, delegacji lub pracy za granicą; oczekiwań zawodowych i finansowych; informacji zawartych w Profilu Zawodowym Kandydata; innych kryteriów mających obiektywne znaczenie dla konkretnego procesu rekrutacyjnego.

3. IMPULS CENTRUM może stosować wewnętrzne systemy punktowe, kategorie, oznaczenia lub inne narzędzia wspomagające ocenę stopnia dopasowania kandydata do określonego stanowiska, branży lub procesu rekrutacyjnego.

4. Narzędzia te mają przede wszystkim wspierać pracę osób prowadzących proces rekrutacyjny, w szczególności poprzez ułatwienie wyszukiwania odpowiednich kandydatów w Bazie Kandydatów oraz porównania ich kwalifikacji z wymaganiami określonej oferty.

5. Sam wynik dopasowania, punktacja lub przypisanie do określonej kategorii nie gwarantują przedstawienia kandydatowi oferty pracy ani przedstawienia jego kandydatury potencjalnemu pracodawcy.

6. IMPULS CENTRUM nie podejmuje wobec kandydatów decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO, chyba że takie działanie będzie dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów i zostaną spełnione wymagane warunki.

7. Jeżeli w przyszłości IMPULS CENTRUM wdroży rozwiązanie polegające na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji w rozumieniu art. 22 RODO, osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym odpowiednio poinformowane, w tym — w wymaganym zakresie — o zasadach działania takiego mechanizmu, jego znaczeniu oraz przewidywanych konsekwencjach.

8. W przypadkach wymaganych przez przepisy IMPULS CENTRUM zapewni osobie możliwość uzyskania interwencji człowieka, przedstawienia własnego stanowiska oraz zakwestionowania decyzji.

9. Kryteria wykorzystywane do dopasowania kandydatów powinny pozostawać w związku z wymaganiami konkretnego stanowiska lub charakterem pracy i nie powinny prowadzić do niedozwolonej dyskryminacji.

10. Dane szczególnych kategorii nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji dotyczących kandydatów, chyba że będzie to wyjątkowo dopuszczalne na podstawie obowiązujących przepisów oraz zostaną spełnione dodatkowe wymagania dotyczące ich ochrony.

11. Kandydat może zwrócić się do IMPULS CENTRUM na adres kontakt@impulscentrum.com z pytaniem dotyczącym sposobu wykorzystania jego danych w procesie dopasowania do ofert.

§ 20. Formularze internetowe i formularze rekrutacyjne

1. IMPULS CENTRUM może udostępniać na swojej stronie internetowej formularze umożliwiające w szczególności:

a) kontakt ze Spółką;

b) zgłoszenie zainteresowania ofertą pracy;

c) przesłanie CV lub innych dokumentów aplikacyjnych;

d) zgłoszenie kandydatury do Bazy Kandydatów;

e) wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata;

f) aktualizację wcześniej przekazanych informacji;

g) kontakt pracodawcy lub Klienta zainteresowanego usługami IMPULS CENTRUM;

h) zgłoszenie zapytania dotyczącego innych usług świadczonych przez Spółkę.

2. Zakres danych wymaganych w poszczególnych formularzach jest dostosowany do celu, któremu dany formularz służy. IMPULS CENTRUM stosuje zasadę minimalizacji danych, z uwzględnieniem informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji danego zgłoszenia.

3. Pola obowiązkowe i dobrowolne powinny być odpowiednio oznaczone, tak aby użytkownik wiedział, które informacje są konieczne do przesłania formularza.

4. Jeżeli formularz umożliwia załączenie dokumentu, w szczególności CV, kandydat powinien przekazywać dokumenty związane z celem prowadzonego procesu.

5. Dane przekazane za pośrednictwem formularza rekrutacyjnego mogą być wykorzystywane do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, kontaktu z kandydatem, stworzenia jego Profilu Zawodowego oraz — jeżeli istnieje właściwa podstawa prawna — prowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych i utrzymywania profilu w Bazie Kandydatów.

6. Przed przesłaniem formularza użytkownik otrzymuje dostęp do informacji dotyczącej zasad przetwarzania danych osobowych, w szczególności poprzez odpowiednią klauzulę informacyjną oraz możliwość zapoznania się z niniejszą Polityką Prywatności.

7. Jeżeli określony sposób przetwarzania wymaga zgody, zgoda jest pozyskiwana poprzez odrębne działanie użytkownika, np. zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru. Pola zgody wymagające aktywnej decyzji użytkownika nie powinny być domyślnie zaznaczone.

8. Poszczególne zgody są rozdzielane, jeżeli dotyczą odmiennych celów przetwarzania i przepisy wymagają umożliwienia użytkownikowi podjęcia niezależnej decyzji.

9. Odmowa udzielenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji nie powoduje wykluczenia kandydata z bieżącego procesu rekrutacyjnego, jeżeli istnieje właściwa podstawa prawna do jego prowadzenia.

10. IMPULS CENTRUM może umożliwiać kandydatowi przesłanie jednego zgłoszenia do ogólnej Bazy Kandydatów bez konieczności aplikowania na konkretną ofertę pracy.

11. Dane pozyskane w ten sposób mogą być wykorzystywane do wyszukiwania ofert odpowiadających Profilowi Zawodowemu Kandydata przez okres określony w niniejszej Polityce, w szczególności przez przyjęty okres 36 miesięcy, jeżeli podstawą dalszego przetwarzania jest odpowiednia zgoda.

12. Kandydat może w każdym czasie cofnąć udzieloną zgodę, korzystając z danych kontaktowych IMPULS CENTRUM, w szczególności poprzez wiadomość na adres kontakt@impulscentrum.com.

13. IMPULS CENTRUM może stosować rozwiązania techniczne służące zabezpieczeniu formularzy przed spamem, automatycznymi zgłoszeniami i innymi nadużyciami. Jeżeli wykorzystanie takiego rozwiązania będzie wiązało się z przetwarzaniem danych przez podmiot trzeci, odpowiednie informacje zostaną przekazane użytkownikowi zgodnie z obowiązującymi przepisami.

14. Formularze oraz związane z nimi klauzule informacyjne mogą być aktualizowane wraz ze zmianą zakresu świadczonych usług, sposobu prowadzenia rekrutacji lub stosowanych rozwiązań technicznych.

§ 21. Kontakt telefoniczny, e-mail, SMS i komunikatory

1. IMPULS CENTRUM może kontaktować się z kandydatami, klientami, kontrahentami oraz innymi osobami za pomocą danych kontaktowych przekazanych Spółce, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu, wiadomości SMS, komunikatorów internetowych oraz innych kanałów komunikacji wskazanych lub wykorzystywanych przez daną osobę w kontakcie z IMPULS CENTRUM.

2. Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

a) odpowiedzi na przesłane zapytanie;

b) prowadzenia bieżącej komunikacji;

c) kontaktu w sprawie zgłoszenia lub CV;

d) przeprowadzenia rozmowy rekrutacyjnej;

e) przedstawienia kandydatowi informacji dotyczących potencjalnie odpowiedniej oferty pracy lub współpracy;

f) ustalenia zainteresowania udziałem w konkretnym procesie rekrutacyjnym;

g) umówienia spotkania lub kolejnego etapu rekrutacji;

h) uzyskania lub uzupełnienia informacji niezbędnych do prowadzenia procesu;

i) aktualizacji Profilu Zawodowego Kandydata;

j) kontaktu z Klientem lub pracodawcą w związku ze świadczonymi usługami.

3. Jeżeli kandydat znajduje się w Bazie Kandydatów IMPULS CENTRUM, Spółka może kontaktować się z nim w okresie przetwarzania jego danych w celu przedstawienia ofert odpowiadających jego profilowi, o ile istnieje odpowiednia podstawa prawna takiego kontaktu.

4. Podanie numeru telefonu lub adresu poczty elektronicznej w związku z konkretną rekrutacją umożliwia wykorzystanie tych danych do komunikacji niezbędnej do przeprowadzenia tego procesu, w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.

5. Jeżeli wykorzystanie określonego kanału komunikacji lub wysyłanie określonego rodzaju wiadomości wymaga uzyskania odrębnej zgody zgodnie z obowiązującymi przepisami, IMPULS CENTRUM będzie korzystać z takiego kanału po spełnieniu wymaganych warunków.

6. Kontakt dotyczący konkretnej oferty pracy, procesu rekrutacyjnego lub zgłoszenia kandydata należy odróżnić od przesyłania informacji handlowych lub prowadzenia marketingu usług IMPULS CENTRUM. Dane nie będą wykorzystywane do niezależnych celów marketingowych bez odpowiedniej podstawy prawnej.

7. Jeżeli osoba sama rozpocznie kontakt z IMPULS CENTRUM za pomocą określonego komunikatora lub innego kanału komunikacji, informacje przekazane w ramach tej komunikacji mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do obsługi sprawy.

8. W przypadku korzystania z komunikatorów lub innych usług świadczonych przez podmioty trzecie dane mogą być również przetwarzane przez dostawcę danej usługi na zasadach określonych przez tego dostawcę. IMPULS CENTRUM uwzględnia ten fakt przy wyborze kanałów komunikacji wykorzystywanych do przekazywania danych.

9. IMPULS CENTRUM ogranicza zakres danych przekazywanych za pomocą komunikatorów i wiadomości SMS do informacji odpowiednich do charakteru danego kanału, w szczególności unikając przesyłania tą drogą nadmiernego zakresu danych lub dokumentów wymagających podwyższonego poziomu ochrony, jeżeli nie jest to konieczne.

10. Kandydat może poinformować IMPULS CENTRUM, że nie chce być kontaktowany określonym kanałem. W zakresie, w jakim nie istnieje obowiązek prawny lub inna nadrzędna podstawa dalszej komunikacji tym kanałem, IMPULS CENTRUM uwzględni takie żądanie.

11. Korespondencja może być przechowywana przez okres niezbędny do prowadzenia procesu rekrutacyjnego, obsługi danej sprawy, zachowania niezbędnej historii kontaktu lub zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, zgodnie z zasadami retencji określonymi w niniejszej Polityce.

§ 22. Media społecznościowe

1. IMPULS CENTRUM może prowadzić profile, strony oraz inne formy obecności w serwisach społecznościowych i internetowych platformach komunikacyjnych w celu informowania o działalności Spółki, publikowania ofert pracy, prowadzenia komunikacji z kandydatami i klientami oraz promowania świadczonych usług.

2. W związku z korzystaniem przez użytkownika z profili IMPULS CENTRUM w mediach społecznościowych Spółka może przetwarzać dane udostępnione przez użytkownika lub dostępne w ramach danej platformy, w szczególności: imię i nazwisko lub nazwę profilu; zdjęcie profilowe, jeżeli jest publicznie dostępne; publicznie dostępne informacje znajdujące się na profilu; treść komentarzy, wiadomości, reakcji i innych form aktywności; dane kontaktowe przekazane w wiadomości; informacje przekazane w związku z zainteresowaniem ofertą pracy; inne dane dobrowolnie przekazane przez użytkownika w ramach kontaktu z IMPULS CENTRUM.

3. Dane te mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

a) prowadzenia profili IMPULS CENTRUM;

b) komunikacji z użytkownikami;

c) odpowiadania na komentarze i wiadomości;

d) obsługi zapytań;

e) publikowania i obsługi ofert pracy;

f) nawiązania kontaktu z potencjalnymi kandydatami;

g) przedstawiania informacji dotyczących działalności i usług IMPULS CENTRUM;

h) ochrony praw Administratora oraz przeciwdziałania nadużyciom.

4. Jeżeli osoba zgłasza swoją kandydaturę za pośrednictwem serwisu społecznościowego, IMPULS CENTRUM może kontynuować proces rekrutacyjny poza tym serwisem, w szczególności poprzez pocztę elektroniczną, telefon lub formularz rekrutacyjny.

5. Kandydat może zostać poproszony o przesłanie CV, wypełnienie Profilu Zawodowego Kandydata lub przekazanie innych informacji za pośrednictwem kanału zapewniającego odpowiednie warunki do prowadzenia procesu rekrutacyjnego.

6. IMPULS CENTRUM może również korzystać z publicznie dostępnych informacji zawodowych znajdujących się w serwisach zawodowych lub społecznościowych w celu wyszukiwania potencjalnych kandydatów, jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami i charakterem danego serwisu.

7. Sam fakt publicznego udostępnienia informacji w internecie nie oznacza, że IMPULS CENTRUM może wykorzystywać takie dane w dowolnym celu. Zakres ich wykorzystania powinien pozostawać zgodny z celem przetwarzania, kontekstem udostępnienia danych oraz uzasadnionymi oczekiwaniami osoby.

8. Serwisy społecznościowe są prowadzone przez niezależnych operatorów, którzy mogą przetwarzać dane użytkowników na własnych zasadach określonych w swoich politykach prywatności i regulaminach.

9. W określonych przypadkach IMPULS CENTRUM oraz operator platformy społecznościowej mogą występować jako współadministratorzy określonych danych, jeżeli wynika to ze sposobu działania danej usługi oraz obowiązujących przepisów.

10. Korzystanie z profilu IMPULS CENTRUM w danym serwisie może wiązać się z wykorzystywaniem przez operatora platformy plików cookies, identyfikatorów urządzeń oraz innych technologii zgodnie z zasadami określonymi przez tego operatora.

11. IMPULS CENTRUM może mieć dostęp do zbiorczych danych statystycznych dotyczących użytkowników odwiedzających prowadzone profile, jeżeli funkcjonalność taką zapewnia operator danego serwisu.

12. Jeżeli IMPULS CENTRUM będzie prowadzić płatne kampanie reklamowe w mediach społecznościowych, przetwarzanie danych związane z kierowaniem i pomiarem skuteczności reklam będzie odbywało się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym — gdy będzie to wymagane — na podstawie odpowiednich zgód użytkowników.

13. IMPULS CENTRUM nie ponosi odpowiedzialności za niezależne przetwarzanie danych dokonywane przez operatorów platform społecznościowych, pozostając odpowiedzialnym za przetwarzanie danych, którego samo dokonuje w ramach prowadzenia swoich profili i działalności.

§ 23. Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona internetowa IMPULS CENTRUM może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie służące zapewnieniu prawidłowego działania serwisu, zapamiętywaniu ustawień użytkownika, prowadzeniu statystyk, analizowaniu sposobu korzystania ze strony oraz — jeżeli zostaną wdrożone odpowiednie rozwiązania — prowadzeniu działań marketingowych.

2. Pliki cookies są niewielkimi plikami lub informacjami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika albo odczytywanymi z tego urządzenia podczas korzystania ze strony internetowej.

3. W zależności od funkcji na stronie mogą być wykorzystywane następujące kategorie plików cookies:

a) niezbędne – konieczne do prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania strony oraz korzystania z jej podstawowych funkcji;

b) funkcjonalne – umożliwiające zapamiętywanie wybranych ustawień i preferencji użytkownika;

c) analityczne i statystyczne – umożliwiające analizowanie sposobu korzystania ze strony, liczby odwiedzin, źródeł ruchu oraz działania poszczególnych elementów serwisu;

d) marketingowe i reklamowe – mogące służyć do pomiaru skuteczności kampanii, dostosowania treści reklamowych oraz prowadzenia działań remarketingowych.

4. Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane bez zgody użytkownika w zakresie dopuszczonym przez obowiązujące przepisy, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub zapewnienia prawidłowego działania serwisu.

5. Wykorzystywanie cookies lub podobnych technologii, które nie są niezbędne, następuje po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli zgoda jest wymagana przez obowiązujące przepisy.

6. Przy pierwszej wizycie na stronie użytkownik może otrzymać możliwość dokonania wyboru dotyczącego poszczególnych kategorii cookies.

7. Mechanizm zarządzania zgodami powinien umożliwiać użytkownikowi w szczególności:

a) zaakceptowanie wybranych kategorii cookies;

b) zaakceptowanie wszystkich opcjonalnych cookies;

c) odrzucenie opcjonalnych cookies;

d) zmianę wcześniej dokonanych ustawień;

e) cofnięcie udzielonej zgody.

8. Brak zgody na opcjonalne cookies nie powinien uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji strony internetowej.

9. Użytkownik może również zarządzać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania niektórych cookies może jednak wpłynąć na działanie wybranych funkcji strony.

10. Na stronie mogą być wykorzystywane zarówno cookies sesyjne, usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki, jak i cookies trwałe, przechowywane przez określony czas lub do momentu ich usunięcia.

11. Cookies mogą pochodzić bezpośrednio od IMPULS CENTRUM lub podmiotów trzecich dostarczających określone funkcjonalności, jeżeli takie rozwiązania zostaną zastosowane na stronie.

12. W przypadku wykorzystywania usług podmiotów trzecich informacje związane z korzystaniem ze strony mogą być przetwarzane również przez dostawców tych usług zgodnie z właściwymi zasadami ochrony danych i warunkami świadczenia usług.

13. Jeżeli stosowanie określonej technologii wiąże się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, zastosowanie mają zasady dotyczące transferów międzynarodowych określone w niniejszej Polityce.

14. Szczegółowa lista stosowanych cookies, ich dostawców, celów oraz okresów działania może być prezentowana użytkownikowi za pośrednictwem panelu zarządzania zgodami lub odpowiedniej informacji dostępnej na stronie.

15. IMPULS CENTRUM będzie okresowo weryfikować stosowane na stronie technologie oraz aktualizować informacje dotyczące cookies, jeżeli zakres ich wykorzystywania ulegnie zmianie.

§ 24. Narzędzia analityczne, marketingowe i technologie podmiotów trzecich

1. IMPULS CENTRUM może korzystać na swojej stronie internetowej z narzędzi analitycznych, statystycznych, marketingowych oraz innych technologii dostarczanych przez podmioty trzecie, jeżeli są one potrzebne do rozwoju serwisu, analizy jego wykorzystania, prowadzenia działań promocyjnych lub zapewnienia określonych funkcjonalności.

2. Narzędzia analityczne mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

a) ustalenia liczby użytkowników odwiedzających stronę;

b) analizy sposobu korzystania z poszczególnych podstron;

c) określenia źródeł ruchu na stronie;

d) oceny popularności publikowanych treści i ofert pracy;

e) wykrywania problemów technicznych;

f) poprawy funkcjonalności i użyteczności serwisu;

g) tworzenia zbiorczych statystyk dotyczących korzystania ze strony.

3. Narzędzia marketingowe mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

a) mierzenia skuteczności prowadzonych kampanii reklamowych;

b) ustalenia, czy użytkownik trafił na stronę w wyniku określonej kampanii;

c) optymalizacji działań promocyjnych;

d) prowadzenia remarketingu lub kierowania odpowiednich treści reklamowych, jeżeli takie działania będą prowadzone;

e) analizy skuteczności promocji ofert pracy i usług IMPULS CENTRUM.

4. W zależności od zastosowanego rozwiązania dostawca określonego narzędzia może otrzymywać informacje techniczne dotyczące urządzenia i sposobu korzystania ze strony, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, informacje o przeglądarce, urządzeniu, odwiedzonych podstronach oraz wykonanych działaniach.

5. IMPULS CENTRUM nie będzie celowo przekazywać dostawcom narzędzi analitycznych lub reklamowych treści CV, Profilów Zawodowych Kandydatów ani innych dokumentów rekrutacyjnych w celu prowadzenia przez te podmioty reklamy lub analityki.

6. Technologie analityczne lub marketingowe wymagające uzyskania zgody użytkownika będą uruchamiane dopiero po jej uzyskaniu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

7. Użytkownik będzie mógł odmówić wykorzystania opcjonalnych technologii oraz zmienić wcześniej dokonany wybór za pomocą mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na stronie.

8. Jeżeli dostawca określonej technologii przetwarza dane osobowe we własnych celach, może występować jako odrębny administrator danych lub — jeżeli wynikają z tego odpowiednie przesłanki — jako współadministrator wraz z IMPULS CENTRUM.

9. Jeżeli dostawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie IMPULS CENTRUM, relacja z takim dostawcą będzie odpowiednio uregulowana zgodnie z art. 28 RODO.

10. Korzystanie z usług dostawców mających siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym może powodować międzynarodowy transfer danych. W takim przypadku zastosowanie mają zasady określone w § 15 niniejszej Polityki.

11. Szczegółowe informacje dotyczące faktycznie wykorzystywanych narzędzi, ich dostawców, celów działania oraz stosowanych cookies mogą zostać przedstawione w panelu zarządzania zgodami lub w odpowiedniej części niniejszej Polityki.

12. IMPULS CENTRUM będzie aktualizować informacje dotyczące wykorzystywanych technologii w przypadku wprowadzenia nowych rozwiązań mających istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych użytkowników.

§ 25. Zmiany Polityki Prywatności

1. Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku:

a) zmiany obowiązujących przepisów prawa lub sposobu ich stosowania;

b) zmiany zakresu działalności IMPULS CENTRUM;

c) wprowadzenia nowych usług lub sposobów prowadzenia procesów rekrutacyjnych;

d) zmiany sposobu funkcjonowania Bazy Kandydatów;

e) wdrożenia nowych formularzy, systemów informatycznych lub narzędzi wspierających rekrutację;

f) rozpoczęcia korzystania z nowych dostawców technologicznych;

g) zmiany sposobu wykorzystywania plików cookies, narzędzi analitycznych lub marketingowych;

h) rozpoczęcia nowych rodzajów współpracy z pracodawcami lub partnerami zagranicznymi;

i) konieczności dostosowania dokumentu do zaleceń, wytycznych lub decyzji właściwych organów.

2. Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie udostępniana na stronie internetowej IMPULS CENTRUM w sposób umożliwiający użytkownikom łatwe zapoznanie się z jej treścią.

3. Przy Polityce Prywatności może być wskazywana data jej wejścia w życie lub ostatniej aktualizacji.

4. Jeżeli zmiana Polityki będzie miała istotny wpływ na sposób przetwarzania danych osobowych, IMPULS CENTRUM podejmie odpowiednie działania informacyjne wobec osób, których zmiana dotyczy, jeżeli będzie to wymagane przez obowiązujące przepisy.

5. Zmiana Polityki Prywatności sama w sobie nie stanowi podstawy do wykorzystywania wcześniej zebranych danych osobowych w nowych, niezgodnych z pierwotnym celem celach. W przypadku gdy zmiana sposobu przetwarzania będzie wymagała nowej podstawy prawnej, IMPULS CENTRUM zapewni jej istnienie przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

6. Jeżeli dalsze przetwarzanie będzie wymagało uzyskania nowej zgody osoby, której dane dotyczą, IMPULS CENTRUM zwróci się o jej udzielenie przed rozpoczęciem przetwarzania opartego na tej zgodzie.

7. Poprzednie wersje Polityki mogą być przechowywane przez IMPULS CENTRUM w celach dokumentacyjnych i dla wykazania zgodności prowadzonego przetwarzania z obowiązującymi przepisami.

§ 26. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych

1. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz niniejszej Polityki Prywatności można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem:

IMPULS CENTRUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

ul. Karola Libelta 14A / 3/Lu, 61-706 Poznań, Polska

e-mail: kontakt@impulscentrum.com

2. Za pośrednictwem wskazanego adresu e-mail można w szczególności:

a) uzyskać informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych;

b) zgłosić żądanie dostępu do danych;

c) zażądać sprostowania lub aktualizacji danych;

d) zażądać usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki przewidziane w RODO;

e) zażądać ograniczenia przetwarzania;

f) zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania, jeżeli prawo takie przysługuje;

g) cofnąć wcześniej udzieloną zgodę;

h) zgłosić żądanie dotyczące przenoszenia danych, jeżeli znajdują zastosowanie przesłanki przewidziane w RODO;

i) zwrócić się o aktualizację lub usunięcie Profilu Zawodowego Kandydata;

j) zrezygnować z dalszego udziału w Bazie Kandydatów IMPULS CENTRUM;

k) zgłosić pytanie, wątpliwość lub zastrzeżenie dotyczące sposobu wykorzystywania danych osobowych.

3. W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych IMPULS CENTRUM może zwrócić się o przekazanie dodatkowych informacji niezbędnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do jej tożsamości.

4. Weryfikacja tożsamości będzie prowadzona z zastosowaniem zasady minimalizacji danych. Administrator nie będzie żądał szerszego zakresu informacji, niż jest to konieczne do odpowiedniej weryfikacji osoby.

5. IMPULS CENTRUM odpowiada na żądania dotyczące ochrony danych osobowych w terminach określonych przez RODO.

6. Jeżeli osoba uważa, że jej dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami, przysługuje jej prawo wniesienia skargi do: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezes UODO).

7. Skorzystanie z prawa wniesienia skargi do organu nadzorczego nie pozbawia osoby możliwości skorzystania z innych środków ochrony prawnej przewidzianych przepisami.

8. IMPULS CENTRUM zachęca do wcześniejszego kontaktu z Administratorem w przypadku pytań lub wątpliwości dotyczących sposobu przetwarzania danych, tak aby możliwe było wyjaśnienie sprawy i — jeżeli będzie to konieczne — podjęcie odpowiednich działań.

9. Jeżeli w przyszłości IMPULS CENTRUM wyznaczy Inspektora Ochrony Danych, jego dane kontaktowe zostaną podane do wiadomości zgodnie z obowiązującymi przepisami, a niniejsza Polityka zostanie odpowiednio zaktualizowana.

§ 27. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa podstawowe zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez IMPULS CENTRUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ oraz zasady dotyczące korzystania ze strony internetowej, formularzy, Bazy Kandydatów i innych kanałów komunikacji wykorzystywanych przez Spółkę.

2. Politykę należy interpretować łącznie z odpowiednimi klauzulami informacyjnymi, zgodami, regulaminami oraz innymi informacjami przekazywanymi osobom, których dane dotyczą, w związku z konkretnym procesem przetwarzania.

3. W przypadku gdy dla określonego procesu rekrutacyjnego, usługi lub sposobu przetwarzania danych zostanie przekazana odrębna klauzula informacyjna, informacje zawarte w tej klauzuli mają zastosowanie do danego procesu w zakresie w niej wskazanym.

4. IMPULS CENTRUM stosuje zasady ochrony danych osobowych zarówno w odniesieniu do danych przetwarzanych elektronicznie, jak i danych znajdujących się w dokumentacji papierowej.

5. Osoby działające z upoważnienia IMPULS CENTRUM są zobowiązane do przestrzegania zasad ochrony danych osobowych oraz zachowania poufności w zakresie wynikającym z powierzonych im obowiązków.

6. IMPULS CENTRUM okresowo dokonuje przeglądu zasad przetwarzania danych osobowych oraz stosowanych rozwiązań organizacyjnych i technicznych, w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu prowadzenia działalności, wykorzystywanych systemów lub zakresu przetwarzanych danych.

7. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Polityce zastosowanie mają obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w szczególności RODO oraz właściwe przepisy prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.

8. Aktualna wersja Polityki Prywatności jest udostępniana w sposób umożliwiający zapoznanie się z jej treścią przed przekazaniem danych osobowych za pośrednictwem strony internetowej IMPULS CENTRUM.

9. Polityka Prywatności obowiązuje od dnia wskazanego jako data jej wejścia w życie.